Kuidas koosolek efektiivsemaks muuta?

See loob petliku illusiooni, et kui me vaid tublimad oleks, siis läheks kõik paremini. Soovitan koosolekute efektiivsuse kasvatamisele teisiti läheneda ning kolme olulist põhimõtet silmas pidada. Kui jõudu üle jääb, ei tee paha ka taktikalised detailid üle vaadata.

Enne järgmist koosolekut veendu, et allpool toodud kolm punkti on tehtud. Kui need on paigas, jääb aega peenhäälestada ka elementaarseid asju, nagu koosoleku juhataja rolli teadvustamine, keskne koht otsuste hoidmiseks jpm.

1. Lõpptulemused on läbi mõeldud

Mis on need tulemused, mille saavutamiseks on tarvis inimeste samaaegset näost näkku suhtlemist? Mis peaks olema teisiti, kui koosolek lõpeb? Vastuse leidmine nendele küsimustele on iga eduka koosoleku korraldamise võti.

Pahatihti on koosolekute päevakorrapunktid ainult üldised teemakirjeldused ilma lõpptulemuse sõnastamiseta. Nii saabki pikale venivat jutupuhumist katkestada ainult suvaliselt valitud kellapiiranguga: näiteks 10 minutit teemale X ja 15 minutit teemale Y.

Ainuüksi ajapiirangu ja tegevuse kirjelduse abil ei saa aga olla kindel, et arutelu on eesmärgipärane. Saame ainult olla veendunud, et koosoleku kestvus on “õige”.

Mida teha korduvate koosolekutega? Koosolek on vahend millegi saavutamiseks, kus inimeste samaaegne koos viibimine on kõige otstarbekam. Nii arutatakse iganädalastel müügikoosolekutel tihti olemasolevate klientide probleemide ning uute ja vanade klientide lisamüügi üle. Sobilik lõpptulemus võiks olla näiteks kokkulepe plaanitud tegevustest olemasolevate ning uute klientide juures.

Kindlasti ei tasu alustada ühtki uut ega korduvat koosolekut ilma, et on kokku lepitud soovitud tulemustes.

2. Tegevuskava koosneb vaheetappidest

Kuidas aitab see koosolek sinu lõppeesmärke paremini saavutada, ning kui kaugel me sellest oleme? Arusaadavalt on lõppeesmärgini jõudmiseks tarvis läbida mitu vaheetappi. Soovitav on needki eelnevalt valmis mõelda ja kirja panna. Kui seda ei ole võimalik ilma osalejate panuseta teha, leppige koosoleku alguses vaheetappides ühiselt kokku ning pange need kirja.

Kui osalejatel pole selget ülevaadet, kui kaugel protsess parajasti on, siis on väga kerge raisata väärtuslikku aega erinevate punktide vahel pendeldades. Kui kõikidel on aga ülevaade protsessist, hoiab see oluliselt kokku nii aega kui ka energiat.

3. Rollid on osalejatega kokku lepitud

Kas meil on selge pilt omavahelistest vastutusaladest ja kokkulepetest? Rolle võib jaotada mitmeti ja enda ettevõtte vajadusest lähtuvalt. Kui iga osaleja teab, mida ja miks temalt oodatakse, oskab ta vastavalt panustada ning tänu sellele saab vältida ka koosolekul osalejate hulga paisumist.

Mõnikord on pärast koosolekut mulje, et teine osakond on meie ettepanekutega nõus ning valmis oma ressurssidega järgmisel nädalal panustama, kuna Pille teisest osakonnast osales ja ta ei vaielnud vastu. Pille ei olnud aga teadlik, et ta esindas tervet osakonda ning et sellest mingeid tagajärgi tekib. Rollide paikapanemine ­aitab selletaolisi segadusi vältida.

Tean ettevõtet, kus koosolekud paisusid väga suureks ja lohisevaks, sest osalejaid puudutavad teemad võisid juhuslikult arutlusele tulla. Pärast selgete piiride seadmist eesmärgile, protsessile ja osalejate rollile olukord muutus.

Autor: Hanno Järvet, Järvet Consultingu juht